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精通業務
熟悉並且控制你的企業的溫室氣體排放,制定每年的詳細計劃和長期的減排目標。
選擇低耗能設備
購買節能型辦公電器和設備,例如電腦、打印機和復印機。這不僅有助於節能,還省錢。
因需開燈
過度照明既浪費能源又非常刺眼。安裝燈光控制,只有在需要的時候再開燈,並使用適度的光線。安裝傳感器和智能減少亮度控制可以節省一大筆用電開銷。
創建無碳企業
減少溫室氣體排放,你的企業還要做很多。
你可以避免不必要的旅行,以減少成本並且有助於對抗氣候變化。同時,你可以嘗試使用其他方式,比如發郵件、打電話或者視頻會議工具、或者組織一個“關注氣候日”。
如果你購買碳補償,請選擇“黃金標准制度”。黃金標准是一個獨立的審計方式,是全球使用的支持項目發展的一套方法,它為項目提供高質量碳信用的價值溢酬和可持續發展利益。
投資未來
支持主動減少CO2排放的財政計劃
充分掌握信息
各國政府和決策者都開始重視保護環境的必要性。現在就開始准備,你的企業將更具競爭力來接受未來的挑戰。
遵循以下准則,可以提高辦公室的生態效益:
1.任何時候都盡量使用電腦管理你的數據和資料。不要輕易打印,如果需要,請雙面打印。
2.在你的電腦和辦公室其他設備中進行節能設置。在工作結束時要關掉各種設備。
3.千方百計節約能源。如果你想補償消耗能源所產生的排污,請使用“Gold Standard”黃金標准認證項目。
4.減少安排商務旅行,改為組織視頻和電話會議。補償必要的商務旅行的排污,請使用“Gold Standard”黃金標准。
5.采用可以鍛煉身體的方式去上班或使用公共交通工具。盡量利用遠程辦公。
6.食用素食。
7.提供本地服務替代物品作為商業禮品、激勵措施或獎勵。
8.節約使用,或使用可重復使用、回收再利用的物品。分類處理辦公室垃圾。
9.采購最環保的產品和服務。贊成租賃形式。
10.工作之餘,采取對環境友好的生活方式。
如何減少辦公室紙張消耗,同時節省資金?
有很多種簡單的方法可以讓商家和組織減少他們紙張的使用及消費。對於大多數辦公室來說,減少20%或更多的紙張消耗是可能的。這裡的實用技巧,可以幫助您的公司節約成本,減少紙張的使用:
·打印之前想一想
·按下打印按鍵實在太簡單了,例如,許多紙張被浪費在打印單行電子郵件或打印不必要的文件副本上。
·各部門在訂購之前要認真估算信息材料所需要的印刷量,如年度報告或小冊子。大部分情況下,成百上千沒用的復印件堆積在儲藏室,堵塞了儲藏空間。
節省紙張的金科玉律:三思而後行,你是否真的需要打印,如果確實需要打印,請使用正反面打印。這是一個非常簡單的方法,可以減少一半的紙張消耗。
用簡單的方法,減少紙張浪費
a)在打印機或個人筆記本電腦旁邊貼一個提醒標志。
·使用易於記住的標語,如:“你真的需要打印這個嗎?”或者“你知道上個月你用了多少張紙嗎?”
·WWF(世界自然基金會)也制作了一些這一類的醒目的標語,在此下載:www.panda.org/savepaper
b)跟蹤在你的辦公室的個人打印足跡
·創建一個系統,允許員工衡量他們每月負責的打印數量。這一認知能夠讓人們減少個人紙張使用量。
·通過跟蹤個人打印數量,工作人員將能夠衡量一段時間內的變化。一種鼓勵減少打印的方式是,每個月組織一次內部的“節省紙張比賽”——如:誰用的紙張最少。
c)減少打印量
·經過清點以確定之前打印份數太多的工作。這將有助於確保未來的打印工作所訂購數量符合需求
·公布內部庫存清單,例如:在辦公室告示板,或在您的公司通訊公布內部庫存清單,並鼓勵人們更多地注意到所需打印量。
為這些需要宣傳材料的部門建立清單。清單應該包含以下問題:
·確定小冊子的目標群體。驗證所需分發數量,以及所需備份數量。
·你確信這些目標群體需要該報告的復印稿,還是給他們一個網址就足夠了?
·他們是否需要預先發送復印稿,還是按照他們的要求提供就足夠了?
·你是否需要給公司內部所有員工,還是將復印件放在公眾地方/告示板上?
·你需要多少復印件儲備,為什麼需要,為了什麼目的或者活動?
·誰將會分發或監督儲備復印件的分配?
通過解決這些簡單問題,未來的印刷數量很可能將會更具體。
d)經常審查分配列表
·取締過時或不必要的收件人
·留心如果許多人的目的地一致,可以設法用較少的復印件。
e)進行無紙化會議
·當你舉行一個會議,你是否真的需要為每名參與者提供預備材料的復制件?
·鼓勵人們使用電腦查看文件和做會議記錄。
·確保會議的參加者以電子方式獲取事先所需材料,鼓勵使用電腦而不是打印出副本。如果您必須在會議上提供補充材料,考慮為所有與會者刻制光盤。
·“根據需要”復印,勝於一次性大量復印。通常,多餘的重要內部文件副本很快就會過時,最終只有被丟棄。根據需要復印,可以大大減少這個問題。
2)更有效率的使用紙張
雙面,例如在一張紙的兩面復印圖像,可以節省50%的紙張成本。雙面使用可以節省紙張采購資金,以及存儲費和郵費。雙面復印也更容易折疊和裝訂。雖然一些印刷和影印必須單面,但大部份都不需要。
a)在電腦中設置默認值
·將雙面打印設為默認值,只在必要時選擇單面打印。
·用雙面紙打印清單、應用程序、許可證和其他紙張密集的文件。
·關於如何設置默認值的幫助見?kbid=230743
·如果您的打印機不能雙面打印,找出您的打印機是否可以安裝雙工單元,使其能夠雙面打印。
b)改變電腦的默認值設置,使一頁紙上能夠容納更多內容
·在word中選擇文件選項,然後選擇頁面設置。然後選擇減少頁邊距至最小值。與普通設置相比,你將減少14%的用紙量。
·當您打印時,減少字體大小為10號字,以減少用紙的數量。
c)在打印機或工作站旁邊貼一個關於有效用紙的提醒標志
·無論是打印還是復印,用雙面紙。
·用“打印選擇”功能只打印你所需要的那一頁。
·在可能的情況下,用二開或者四開每頁的格式打印。定制軟件可以為您的打印機增加每頁文件容量。
·減少頁邊距。
·在打印word或者excel文件前使用打印預覽功能,以避免打印錯誤。
·使用較小的字體以減少打印頁數。
·使用佔用空間較小的字體,如:Times New Roman或Arial字體。見http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA010347461033.aspx
d)有效地使用您的傳真:
·傳真或者word文件,而不是打印!只需要使用word中的菜單:選擇文件,然後發送,然後傳真收件人,然後按照指示操作。這使得傳真直接從計算機發送無需先打印。同時允許收到的傳真是以一封電子郵件形式存在,而不是印刷格式。更多幫助請與您的IT部門聯系或從以下鏈接獲得:windowsxp/using/setup/learnmore/crawford_02october21.mspx
·當發送文本傳真時,去掉封頁,用可貼的傳真標簽代替。
·規劃好您的傳真,以避免確認表。
e)實行圖像縮小
縮小或放大圖像是常見的復印機功能。圖像還可以減少與印刷。打印機也可以縮小圖像。
·例如:當復制一本書,經常可以使兩個原始頁復印在紙的一面。因為在兩個層面減少用量,你只需要減少30%(到70%),就可以減少一半的圖像區域。
·當再制造全部標准頁的要求減少35%(到65%),書籍通常小於標准頁,而且多數文件的頁邊距比實際需要的頁邊距大,因此,減少量通常可以小於此。
f)實行預防性復印機維修
·保持良好的復印機和打印機維護,將購買可靠的雙面打印機及復印機作為貴公司的政策。
·讓你的復印機維修人員知道什麼時候一臺復印機的表現不佳(墨粉過少,經常堵塞等)。定期維修復印機是很重要的,特別是如果碳粉量過低。大多數時候,復印機將使用到所有的墨粉用盡,這將對復印機產生很大磨損。一臺復印機沒有堵塞且工作良好,將有助於節約紙張!
3)使用更薄的紙張
我們所使用的紙張的厚度,在成本及用量上都有很大差異。你可以在包裹上找到紙張厚度的參考,主要是從60gsm或g/㎡(克每平方米)至100gsm不等。
a)使用低克重的紙打印,復印等
很顯然,較重的紙使用更多的纖維,每片的成本及郵費都更高。大部分打印機用70和80gsm的紙張最合適。使用更薄的紙張通常不會改變的性能就可節省您的錢了。
紙的基礎重量:
·60克的紙在使用和費用上高於50gsm的紙20%;
·70克的紙在使用和費用上高於60gsm的紙15%;
·80克的紙在使用和費用上高於70gsm的紙12%;
· 100克的紙在使用和費用上高於80gsm的紙20%;
4)減少辦公室中不必要的郵件
聯系郵件發送者在郵件列表中取消您公司的名稱,或標記不必要的第一類郵件“拒絕,送回給發件人。”更多信息,見減少您的企業不請自來的郵件。http://www.webofcreation.org/BuildingGrounds/Forestspaper%20and%20wood.htm
對於減少不請自來郵件的具體方法,進入谷歌搜索鍵入«不請自來的郵件»。
5)重復使用紙張
·在復印機、運送和接受區域附近提供有清楚標示的回收箱,並在員工吃飯的地區,收集白紙,混合紙,報紙,雜志、紙板和非紙制品(玻璃、鋁、塑料等)。
·為員工提供臺式回收容器。
·提醒您的清潔工作人員收集與其他廢物接觸過但無污染的紙張。
·估計產生的辦公廢紙量,並安排將這些廢紙交給您的廢物運輸公司回收。
·如果您的辦公室很小,考慮與其他附近的小型辦公室進行回收合作。
b)鼓勵員工重復使用紙張
·使用不需要的已用紙張空白那一面打印草案。
·在內部備忘錄使用過期的信箋。
·指派復印工負責草稿的打印,並使用已經用過的紙張打印。
c)不要購買在回收中是污染物的紙張
·不要購買含有以下污染物的紙張:熱敏傳真紙、平滑/塑料涂料、塑料窗、明亮的金麒麟色、激光打印機油墨、粘合劑。
6)提高電腦及其他科技的使用效率以減少紙張使用
今天的信息和通信技術為企業提供很多機會,減少了紙張的功能。電子郵件、網絡、互聯網和文件掃描儀可以從根本上減少紙張的使用,同時也節省時間和金錢。
評估顯示,運用現代技術,將紙張使用量減少10-30%是可能的1。
如何利用電腦避免使用紙張的例子:
·使用電子方式與客戶溝通,如新聞發布/媒體關系。
·使用電子郵件作為內部辦公的備忘錄、宣布會議和有針對性的溝通,而不使用備忘錄和傳真。使用團隊電子郵件列表,有效且低成本的“傳播”重要的信息。
·編輯和審查較大的文件時,將文件拷貝在磁盤上或用電子郵件傳遞,而不是印刷副本。
·使用電子的目錄,表格,簡報,手冊,信函,報告,並在可能情況下儲存它們(除非絕對必,否則要不打印它們)。
·為經常被查詢的信息建立網頁。
·用數據壓縮軟件將文件儲存在電子檔案中。這節省了檔案櫃和建築面積。
·員工辦公室內部網解決方案,使用公開或密碼保護方式訪問重要文件,簡報,或數據庫。
·使用電子數據交換(EDI),如使用以網絡技術為基礎的安全信用卡轉帳形式和訂貨單,來減少必要的繁瑣的文件,發票,交易記錄及確認書。
·使用Word的修訂功能在屏幕上編輯修改草案,然後將新的草案以電子形式發送。
·由幾個人用不同的顏色編輯同一份文件,或者使用不同的字體在計算機屏幕上編輯文檔,或學習使用Word的注釋功能。見:kb/305216. Microsoft Excel特殊的紙張節省功能
·在Microsoft Excel中使用適合頁面功能:此功能可以自動重新衡量打印頁面,並均勻打印一個或多個頁面。假設你有一個10列寬的電子表格,但是當你進行打印預覽時發現,9列將被打印在一頁,剩下的1列將被打印在另一張紙上。聽起來像一個格式化的噩夢,但有一個簡單的解決辦法:
·只需使用適合頁面功能。在文件菜單中選擇頁面設置,然後選擇縮放比例調整為。您可以強制文檔打印一個特定長寬的單頁或多頁了。Excel照顧到您的所有縮放需要。然後,您可以使用打印預覽功能,以確保只在一個頁面上打印文檔。您可能還需要更改紙張方向(縱向或橫向)以確保有更多的列在大的電子數據表上。
Microsoft PowerPoint特殊的紙張節省功能
·在PowerPoint中,打印講義而不打印幻燈片。PowerPoint中的正文一般來說很大,如果你選擇了打印幻燈片的選項,每張幻燈片將佔一頁。如果選擇打印幻燈片選項,您需要整頁幻燈片,但除此之外,最好最快的方法是打印講義。默認設置是6頁講義每張紙。如果您需要更多關於某一幻燈片的細節,如重要的圖形,您可以單獨打印該特定幻燈片。
·例如一個講演稿有60頁幻燈片,以講義方式打印將節省紙張83%,而且將會比打印幻燈片迅速6倍!
·雙面印刷也將節省92%的紙張2。
7)使用更好的信息系統
紙張有關的費用往往與辦公室的信息組織密切相關。通過公司的信息管理,大量節紙是可以做到的。例如:公司可以通過一下方式節省資金
a)集中文件,減少發行列表和合並表格
b)發送備忘錄和通訊錄
·如果不適合通過電子郵件交流的信息,打印一個副本給辦公室所有的人,而不是發給每人一份復印件。
·要求發起人在辦公室發送較少的副本。
·提供減半尺寸的短期備忘錄和信函。
c)采用雙向信封
這樣可以節省紙張,庫存,倉庫費,裝卸,印刷和標簽的成本。不使用標簽直接打印在信封上。